Comment créer votre organisme de formation : Le guide complet

Vous souhaitez créer votre organisme de formation mais vous ne savez pas par où commencer ? Ne cherchez plus ! Dans cet article, je vous guide pas à pas pour déclarer votre activité de formateur à la DREETS et obtenir votre numéro de déclaration d’activité (NDA) en toute simplicité.

Comment déclarer son activité de formateur auprès de la DREETS ?

Déclaration d’activité ? NDA ? DREETS ? BFP ?

Vous êtes noyé sous ces termes et vous ne savez pas comment déclarer votre activité de formateur ?

Déclarer son activité de formateur et créer son organisme de formation peut sembler intimidant, surtout avec tous ces acronymes : DREETS, NDA, BFP… Pas de panique, je vais vous expliquer chaque étape en détail: tout sera plus clair pour vous à la fin de cet article !

Qu’est-ce que la DREETS ?

Depuis le 1er avril 2021, les DIRECCTE (Directions Régionales des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) sont devenues les Directions Régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS).

Les DREETS s’organisent en différents pôles d’activité :

• politique du travail, 
• économie, emploi, compétences et solidarités, 
• concurrence, consommation, répression des fraudes et métrologie.

Ces structures ont pour mission principale d’organiser et de piloter ces différents pôles au niveau régional.

La DREETS, ou Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités, est l’organisme chargé de réguler les activités de formation professionnelle en France. Comprendre son fonctionnement est essentiel pour bien démarrer votre projet.

Le numéro de déclaration d’activité, souvent abrégé en NDA, est indispensable pour exercer légalement en tant qu’organisme de formation ou formateur en sous-traitance .

Qu’est-ce que le numéro de déclaration d’activité?

Le numéro de déclaration d’activité, ou NDA, est un numéro d’immatriculation dont la demande s’effectue auprès de la DREETS.

Attention, ce n’est pas un numéro d’agrément, mais un numéro d’enregistrement !

En effet, il n’existe pas d’agrément pour les prestataires de formation. L’utilisation de ce terme est une erreur.

Une fois le NDA obtenu, vous devez mettre à jour vos supports (conventions, bons de commande, factures…) en mentionnant : “Enregistrée sous le numéro déclaration activité xxxx auprès de la région xxx.” Cet enregistrement n’équivaut pas à l’agrément de l’État (article L.6352-12 du Code du travail).

Tout ce qu’il faut savoir pour déclarer son activité de formateur auprès de la DREETS 

Je vous explique qui est concerné par la déclaration d’activité, quand effectuer cette démarche et quelles sont les pièces justificatives à fournir. Plus de mystère, tout est détaillé ici.

Qui est concerné par la déclaration d’activité ?

Toute personne physique ou morale est concernée par la déclaration d’activité auprès de la DREETS si elle dispense :

• une action de formation, 
• un bilan de compétences, 
• des actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE), 
• des actions de formation par apprentissage (CFA)

Et ce, quel que soit son statut ou son activité principale, ce qui inclut les micro-entreprises et les structures de droit public.

Un petit point sur les personnes non concernées ? On retrouve :

• les organismes de formation d’élèves ou d’étudiants de formation initiale, 
• les entreprises qui forment leur personnel par leurs propres moyens, 
• les services de santé au travail.

Quand faut-il déclarer son activité de formation auprès de la DREETS ?

Le dépôt de la déclaration d’activité doit se faire dans les 3 mois qui suivent la signature d’un premier contrat de formation ou d’une première convention.

Comment effectuer la déclaration de son activité de formateur ?

Vous allez déclarer votre activité de prestation de formation, sur l’espace en ligne dédié : votre espace Mon Activité Formation, il sera transmis directement à la DREETS de votre région.

Les pièces justificatives

Pour déclarer votre activité de formateur auprès de la DREETS, des pièces justificatives sont nécessaires.

Vous devez envoyer :

• la copie de la première convention de formation professionnelle ou du bon de commande établi pour la prestation de formation ou du premier contrat de formation professionnelle ou le contrat d’apprentissage, 
• Programme complet de formation
• CV à jour du/des formateurs
• Diplômes et/ou attestations de formation du/des formateurs (en lien avec leurs interventions)
• une copie du justificatif d’attribution de numéro SIREN,
• le bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques (bulletin à obtenir sur le site du Service Public).

Quelques spécificités complémentaires en conseil:

• Si votre formation a des prérequis, fournir le compte rendu d’entretien et validation des prérequis (prise en compte des attentes, besoins) et justifier que la formation est adaptée au public ayant signé le contrat de formation 
• Si la formation a eu lieu, fournir émargements signés , questionnaire satisfaction et/ou Quizz évaluation fin de formation.

La DREETS se réserve le droit de vous demander des pièces complémentaires, attention à bien répondre dans les temps sur l’application MAF.

De plus, si vous dispensez des actions de formation par apprentissage, vous devez fournir une copie des statuts (sauf pour les centres de formation d’apprentis d’entreprise).

Et si ces informations n’apparaissent pas dans le contrat ou la convention de formation transmise, vous devez communiquer à la DREETS les informations concernant le contenu des actions, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques mobilisés.

La déclaration d’activité est envoyée, que faire ensuite ?

Une fois que vous avez déclaré votre activité de formateur, vous n’avez plus qu’à attendre ! 

La DREETS a 30 jours pour donner sa réponse au sujet de votre demande. Au-delà de ces 30 jours, en cas d’absence de réponse, l’enregistrement se fait automatiquement.

En cas de modification de votre déclaration initiale ou de cessation d’activité, les nouvelles informations doivent être communiquées à la DREETS pendant ce délai de 30 jours.

Votre déclaration d’activité a bien été enregistrée ? Félicitations ! Vous apparaissez désormais sur la liste publique des organismes de formation, aux côtés de tous les organismes et formateurs déclarés.

Gardez précieusement votre courrier réceptionné, il y a vos identifiants de connexion à l’espace MAF et EDOF (CPF)

Le bilan financier et pédagogique ?

Suite à l’attribution de votre NDA, vous avez l’obligation de transmettre votre bilan financier et pédagogique (BFP) chaque année à la DREETS.

Ce document récapitule l’activité annuelle du prestataire de formation et doit être établi avant le mois de mai.

Attention, même si l’organisme de formation n’a pas généré de recettes, il doit communiquer ce bilan. En cas de non-envoi, la déclaration d’activité n’est plus valable.

Que faire en cas de refus d’enregistrement de votre déclaration d’activité ?

L’enregistrement de votre déclaration d’activité peut être refusé dans certains cas :

• une pièce justificative manque au dossier, 
• le déclarant a été condamné à une interdiction d’exercer une prestation de formation professionnelle continue, 
• les prestations ne sont pas des actions de formation professionnelle, 
• une des dispositions concernant la réalisation des actions de formation n’est pas respectée.

Le préfet ayant annulé ou refusé votre déclaration d’activité indique les motifs de refus ainsi que les modalités de recours, pour que vous puissiez faire le nécessaire par la suite.

2 solutions s’offrent à vous suite à un rejet:

• Effectuer un recours auprès de la DREETS
• Effectuer des modifications sur votre dossier et déposer à nouveau une demande sur l’espace MAF

A retenir

• Vous devez déclarer votre activité de formateur dans les 3 mois qui suivent la signature de votre premier contrat.
• Votre numéro de déclaration d’activité (NDA) est à intégrer à tous vos supports. 
• La DREETS a 30 jours pour vous signaler si elle refuse ou annule votre déclaration.
• Pour conserver un NDA valable, vous devez envoyer chaque année votre bilan financier et pédagogique.
• C’est obligatoire pour les formateurs sous-traitants

La déclaration d’activité de formation est un processus qui demande du temps et de la rigueur, car chaque détail compte pour votre dossier.

Si vous avez besoin d’obtenir votre NDA à une date bien précise, l’anticipation est de mise ! Le NDA sera obligatoire si vous souhaitez passer votre certification Qualiopi.

Si votre déclaration d’activité est refusée, ne désespérez pas ! 

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez être accompagné dans votre projet, n’hésitez pas à me contacter. Je suis là pour vous aider à concrétiser votre projet de formation avec succès !

Marianne TORREBORRE