Comment créer votre organisme de formation : Le guide complet
Vous souhaitez créer votre organisme de formation mais vous ne savez pas par où commencer ? Ne cherchez plus ! Dans cet article, je vous guide pas à pas pour déclarer votre activité de formateur à la DREETS et obtenir votre numéro de déclaration d’activité (NDA) en toute simplicité. Comment déclarer son activité de formateur auprès de la DREETS ? Déclaration d’activité ? NDA ? DREETS ? BFP ? Vous êtes noyé sous ces termes et vous ne savez pas comment déclarer votre activité de formateur ? Déclarer son activité de formateur et créer son organisme de formation peut sembler intimidant, surtout avec tous ces acronymes : DREETS, NDA, BFP… Pas de panique, je vais vous expliquer chaque étape en détail: tout sera plus clair pour vous à la fin de cet article ! Qu’est-ce que la DREETS ? Depuis le 1er avril 2021, les DIRECCTE (Directions Régionales des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi) sont devenues les Directions Régionales de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS). Les DREETS s’organisent en différents pôles d’activité : Ces structures ont pour mission principale d’organiser et de piloter ces différents pôles au niveau régional. La DREETS, ou Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités, est l’organisme chargé de réguler les activités de formation professionnelle en France. Comprendre son fonctionnement est essentiel pour bien démarrer votre projet. Le numéro de déclaration d’activité, souvent abrégé en NDA, est indispensable pour exercer légalement en tant qu’organisme de formation ou formateur en sous-traitance . Qu’est-ce que le numéro de déclaration d’activité? Le numéro de déclaration d’activité, ou NDA, est un numéro d’immatriculation dont la demande s’effectue auprès de la DREETS. Attention, ce n’est pas un numéro d’agrément, mais un numéro d’enregistrement ! En effet, il n’existe pas d’agrément pour les prestataires de formation. L’utilisation de ce terme est une erreur. Une fois le NDA obtenu, vous devez mettre à jour vos supports (conventions, bons de commande, factures…) en mentionnant : “Enregistrée sous le numéro déclaration activité xxxx auprès de la région xxx.” Cet enregistrement n’équivaut pas à l’agrément de l’État (article L.6352-12 du Code du travail). Tout ce qu’il faut savoir pour déclarer son activité de formateur auprès de la DREETS Je vous explique qui est concerné par la déclaration d’activité, quand effectuer cette démarche et quelles sont les pièces justificatives à fournir. Plus de mystère, tout est détaillé ici. Qui est concerné par la déclaration d’activité ? Toute personne physique ou morale est concernée par la déclaration d’activité auprès de la DREETS si elle dispense : Et ce, quel que soit son statut ou son activité principale, ce qui inclut les micro-entreprises et les structures de droit public. Un petit point sur les personnes non concernées ? On retrouve : Quand faut-il déclarer son activité de formation auprès de la DREETS ? Le dépôt de la déclaration d’activité doit se faire dans les 3 mois qui suivent la signature d’un premier contrat de formation ou d’une première convention. Comment effectuer la déclaration de son activité de formateur ? Vous allez déclarer votre activité de prestation de formation, sur l’espace en ligne dédié : votre espace Mon Activité Formation, il sera transmis directement à la DREETS de votre région. Les pièces justificatives Pour déclarer votre activité de formateur auprès de la DREETS, des pièces justificatives sont nécessaires. Vous devez envoyer : Quelques spécificités complémentaires en conseil: La DREETS se réserve le droit de vous demander des pièces complémentaires, attention à bien répondre dans les temps sur l’application MAF. De plus, si vous dispensez des actions de formation par apprentissage, vous devez fournir une copie des statuts (sauf pour les centres de formation d’apprentis d’entreprise). Et si ces informations n’apparaissent pas dans le contrat ou la convention de formation transmise, vous devez communiquer à la DREETS les informations concernant le contenu des actions, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques mobilisés. La déclaration d’activité est envoyée, que faire ensuite ? Une fois que vous avez déclaré votre activité de formateur, vous n’avez plus qu’à attendre ! La DREETS a 30 jours pour donner sa réponse au sujet de votre demande. Au-delà de ces 30 jours, en cas d’absence de réponse, l’enregistrement se fait automatiquement. En cas de modification de votre déclaration initiale ou de cessation d’activité, les nouvelles informations doivent être communiquées à la DREETS pendant ce délai de 30 jours. Votre déclaration d’activité a bien été enregistrée ? Félicitations ! Vous apparaissez désormais sur la liste publique des organismes de formation, aux côtés de tous les organismes et formateurs déclarés. Gardez précieusement votre courrier réceptionné, il y a vos identifiants de connexion à l’espace MAF et EDOF (CPF) Le bilan financier et pédagogique ? Suite à l’attribution de votre NDA, vous avez l’obligation de transmettre votre bilan financier et pédagogique (BFP) chaque année à la DREETS. Ce document récapitule l’activité annuelle du prestataire de formation et doit être établi avant le mois de mai. Attention, même si l’organisme de formation n’a pas généré de recettes, il doit communiquer ce bilan. En cas de non-envoi, la déclaration d’activité n’est plus valable. Que faire en cas de refus d’enregistrement de votre déclaration d’activité ? L’enregistrement de votre déclaration d’activité peut être refusé dans certains cas : Le préfet ayant annulé ou refusé votre déclaration d’activité indique les motifs de refus ainsi que les modalités de recours, pour que vous puissiez faire le nécessaire par la suite. 2 solutions s’offrent à vous suite à un rejet: A retenir La déclaration d’activité de formation est un processus qui demande du temps et de la rigueur, car chaque détail compte pour votre dossier. Si vous avez besoin d’obtenir votre NDA à une date bien précise, l’anticipation est de mise ! Le NDA sera obligatoire si vous souhaitez passer votre certification Qualiopi. Si votre déclaration d’activité est refusée, ne désespérez pas ! Si vous avez des questions ou si vous souhaitez être accompagné dans votre projet, n’hésitez pas à me contacter.
Certification Qualiopi : Guide Ultime 2024
La certification Qualiopi est devenue un sujet incontournable pour les organismes de formation en France. Depuis son introduction, elle est devenue un gage de qualité et de professionnalisme dans le domaine de la formation. Mais qu’est-ce que Qualiopi exactement, et comment pouvez-vous vous préparer pour l’obtenir ? Dans cet article, nous explorerons en profondeur tout ce que vous devez savoir sur la certification Qualiopi en 2024. Qu’est-ce que Qualiopi ? Qualiopi est une certification qualité délivrée aux organismes de formation en France. Elle atteste de la qualité des prestations fournies par ces organismes, en évaluant leur processus de conception, de réalisation et de suivi des actions de formation. Qualiopi permet de bénéficier des financements de la formation professionnelle, tel que : OPCO, FAF, Pôle emploi, région, CPF ou même pour répondre à des appels d’offres. Les critères de la certification Qualiopi Pour obtenir la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent répondre à un ensemble de critères précis. Ces critères couvrent divers aspects, tels que la conception des formations, les compétences des formateurs, la satisfaction des stagiaires, ou encore la gestion administrative et financière. Il est essentiel pour les organismes de comprendre en détail ces critères et de les mettre en œuvre de manière efficace. Dans le référentiel il y a 7 critères et 32 indicateurs. Référentiel national Qualité, le guide de lecture dans sa dernière version: https://travail-emploi.gouv.fr/demarches-ressources-documentaires/documentation-et-publications-officielles/guides/guide-referentiel-national-qualite Qui est concerné par la certification Qualiopi? La certification Qualiopi est devenue une exigence incontournable pour tous les organismes de formation cherchant à bénéficier de financements publics. Que vous soyez un Centre de Formation Apprentissage (CFA), un consultant en bilan de compétences, un accompagnateur en Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), une auto-école ou un organisme de formation proposant des actions certifiantes ou non certifiantes, obtenir la certification Qualiopi est indispensable pour garantir la qualité de vos prestations et accéder à de nouveaux financements En obtenant la certification Qualiopi, votre organisme de formation démontre son engagement envers la qualité et l’amélioration continue. Cela renforce votre crédibilité auprès des stagiaires, des entreprises et des financeurs, ce qui peut conduire à de nouvelles opportunités de partenariat et de développement. De plus, en étant certifié, vous accédez à un éventail plus large de financements publics, tels que le CPF, Pôle Emploi, ou encore les dispositifs de formation professionnelle continue. Le coût de la certification Qualiopi L’un des points qui préoccupe souvent les organismes de formation est le coût de la certification Qualiopi. Il est important de noter que ce coût peut varier en fonction de différents facteurs, tels que la taille de l’organisme et le nombre de sites concernés. Il est recommandé aux organismes de faire des recherches approfondies et de demander des devis auprès de plusieurs certificateurs pour trouver l’offre la plus adaptée à leurs besoins. En général, le coût de l’audit est en moyenne de 2 000€ pour les 3 années. Qualiopi et CPF La certification Qualiopi revêt une importance capitale dans le contexte du Compte Personnel de Formation (CPF). En effet, seules les formations dispensées par des organismes certifiés Qualiopi sont éligibles au CPF. Cela implique que pour les organismes de formation, l’obtention de la certification Qualiopi peut ouvrir de nouvelles perspectives sur le marché et attirer une clientèle plus large. Désormais, la certification Qualiopi est une obligation pour les formateurs sous-traitants dès lors qu’ils proposent des actions éligibles via le CPF. Cependant, il convient de noter que si vous êtes micro-entrepreneur et que votre chiffre d’affaires est inférieur à 76 000 euros, vous n’êtes pas soumis à cette obligation. Les actions éligibles au CPF comprennent les formations certifiantes reconnues par France Compétences RS/RNCP, les accompagnements à la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), les bilans de compétences, ainsi que les formations liées au permis de conduire et à la création ou reprise d’entreprise dans le cadre de l’ACRE. Pour figurer dans le catalogue du CPF, il est impératif de soumettre une demande une fois que la certification Qualiopi a été obtenue. Vous pouvez effectuer cette demande d’accès à l’EDOF (Espace de Diffusion des Offres de Formation) via le lien suivant : lien vers la demande d’accès EDOF. Se préparer à la certification Qualiopi La certification Qualiopi est devenue une exigence incontournable pour les organismes de formation en France. Cette certification atteste de la qualité des prestations fournies par ces organismes et ouvre la voie à de nouvelles opportunités sur le marché. Cependant, obtenir la certification Qualiopi n’est pas une tâche facile. Cela demande du temps, de l’engagement et une préparation minutieuse. Comprendre les critères de la certification La première étape pour se préparer à la certification Qualiopi consiste à comprendre en détail les critères exigés. Ces critères couvrent différents aspects tels que la conception des formations, les compétences des formateurs, la satisfaction des stagiaires, la gestion administrative et financière, etc. Il est essentiel pour les organismes de formation de prendre le temps d’étudier ces critères et de s’assurer qu’ils sont en mesure de les respecter. Mettre en place des processus internes solides Une fois les critères de la certification compris, les organismes de formation doivent mettre en place des processus internes solides pour assurer leur conformité. Cela peut inclure la mise en place de procédures de suivi et d’évaluation de la qualité des formations, l’élaboration de politiques internes pour garantir la satisfaction des stagiaires, ainsi que la gestion efficace des ressources humaines et financières. Former le personnel La certification Qualiopi implique souvent des exigences spécifiques en termes de compétences et de qualifications du personnel. Il est donc crucial pour les organismes de formation de former leur personnel aux exigences de la certification. Cela peut impliquer des sessions de formation sur les bonnes pratiques pédagogiques, la gestion de la qualité, ou encore la gestion administrative et financière. Recueillir les preuves nécessaires L’une des parties les plus importantes de la préparation à la certification Qualiopi est de recueillir les preuves nécessaires pour démontrer sa conformité aux critères exigés. Cela peut inclure la collecte de retours d’expérience des stagiaires, la documentation des processus
Faire une veille pour les organismes de formation : quels outils ?
Mettre en place une veille efficace est une nécessité pour les organismes de formation. Découvrez ici quels outils utiliser pour bien la réaliser ! Les outils pour faire une veille efficace quand on est organisme de formation Dans un contexte de plus en plus concurrentiel et évolutif, vous avez tout intérêt, en tant qu’organisme de formation, à mettre en place une veille efficace pour suivre l’actualité de votre secteur et rester compétitif. Cependant, mener une veille de qualité peut s’avérer fastidieux et chronophage… Dans cet article, je vous détaille différents types de veille utiles pour votre organisme de formation, ainsi que des outils qui vous aideront à optimiser votre veille. La veille, qu’est-ce que c’est ? Définition de la veille pour un organisme de formation Faire de la veille consiste à réaliser une surveillance active et régulière de l’environnement de la formation, dans le but de collecter et d’analyser des informations utiles pour votre activité. L’objectif est d’anticiper les évolutions du marché et d’identifier les opportunités et les menaces, pour pouvoir améliorer vos pratiques pédagogiques et garantir la satisfaction de vos clients. La veille d’un organisme de formation doit être organisée de manière méthodique et structurée, en fonction de vos objectifs et des sources d’information disponibles. Les différents types de veille Il existe plusieurs types de veille utiles pour les organismes de formation. La veille informationnelle, par exemple, consiste en une surveillance des sources d’information pour collecter des données pertinentes pour l’organisme. La veille technologique permet de vous tenir informé des dernières avancées technologiques en matière de formation, telles que les outils numériques, les applications mobiles…. La veille concurrentielle a pour but de surveiller les pratiques de vos concurrents sur le marché, leurs offres de formation, leurs stratégies de communication, etc. Dernier exemple : la veille juridique et réglementaire. Elle est essentielle pour vous assurer de la conformité des prestations de votre organisme de formation aux exigences légales et réglementaires. Elle permet de surveiller les évolutions des textes de loi, des règlements et des normes applicables en matière de formation professionnelle. Attention : chaque type de veille doit être adapté à vos besoins spécifiques en tant qu’organisme de formation et à vos objectifs. Pourquoi faire une veille est indispensable pour un organisme de formation ? On l’a vu, la veille est une activité importante pour les organismes de formation, car elle permet de rester informé des évolutions réglementaires et des nouvelles pratiques du marché. Plus précisément, la veille doit vous aider à vous assurer que vos prestations sont conformes aux évolutions légales, réglementaires et normatives. Par exemple, les organismes de formation doivent être informés : Faire une veille efficace est également une des obligations de l’organisme de formation pour obtenir la certification Qualiopi. En effet, 3 indicateurs qualité sont dédiés à la veille. Et si l’organisme de formation souhaite conserver son label Qualiopi, il doit savoir répondre à ces 3 critères lors de l’audit qualité. Enfin, la veille permet à l’organisme de formation de s’adapter aux besoins et attentes de ses clients, puisqu’il reste informé des tendances et des innovations du marché. Elle est donc un élément clé pour maintenir la qualité des prestations de l’organisme de formation, conformément aux exigences de la certification Qualiopi. Elle aide à s’adapter aux évolutions du marché, à améliorer les pratiques pédagogiques et à garantir la satisfaction des clients. Les outils pour faire une veille efficace pour son organisme de formation Pour mener une veille efficace, les organismes de formation peuvent utiliser une variété d’outils, qu’on peut regrouper en 3 catégories. 1. Les outils de recherche pour un organisme de formation Les outils de recherche comprennent les moteurs de recherche, comme Google, Bing ou Yahoo, ainsi que les alertes Google. Ils permettent de surveiller les résultats de recherche en temps réel en fonction des mots-clés choisis par l’organisme de formation. Voici quelques exemples de sites à surveiller pour faire une veille efficace dans le domaine de la formation : Vous pouvez également utiliser les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, Twitter…) ou les newsletters comme sources d’information pour suivre l’actualité de votre secteur d’activité et interagir avec d’autres professionnels. Enfin, je vous recommande de vous abonner à mon émission de podcast Consult & Moi, car j’aborde régulièrement des thématiques importantes et des actualités du monde de la formation professionnelle. 2. Faire sa veille avec des outils de curation Les outils de curation permettent de recueillir, trier et stocker les informations collectées lors de la veille. Ces outils permettent de gagner du temps en évitant de passer d’un site à l’autre pour rassembler des informations pertinentes. De plus, ils proposent également des fonctionnalités pour hiérarchiser les informations en fonction de leur pertinence et de leur importance pour l’organisme de formation. On retrouve, parmi ces outils de curation, les agrégateurs de contenus, les flux RSS ou encore des plateformes comme Netvibes ou Formalerte. 3. Les outils de gestion de l’information Enfin, les outils de gestion de l’information servent à stocker et organiser les données collectées lors de la veille. Vous pouvez : Ces outils sont particulièrement utiles pour garantir la pérennité des informations collectées et faciliter leur utilisation ultérieure par l’organisme de formation. Exemples d’outils de gestion de l’information utiles lors de la veille : La mise en place d’une veille efficace est donc un enjeu crucial pour vous, organisme de formation, si vous souhaitez rester compétitif et adapté aux évolutions de leur marché. Les outils présentés dans cet article peuvent vous aider à gagner du temps et à optimiser votre veille. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’être accompagné pour la mise en place d’une stratégie de veille efficace pour votre organisme de formation. Ensemble, nous pourrons trouver les solutions adaptées à vos besoins spécifiques ! Marianne TORREBORRE