Vous êtes en pleine préparation pour obtenir la certification Qualiopi, mais vous vous sentez perdu.e ?
Vous ne savez pas où donner de la tête tant il y a de choses à savoir et à faire ?
Je vous rassure, vous n’êtes pas seul.e !
Et pour vous faire gagner du temps et vous aider à obtenir la certification Qualiopi tant désiré, voici 7 bonnes pratiques à mettre en place dès maintenant.
Qualiopi, c’est quoi ?
Qualiopi est une certification délivrée par un organisme certificateur qui atteste de la qualité de la formation dispensée.
Présentée en 2019 par le Ministère du Travail, elle a pour objectif :
- de garantir la démarche-qualité des prestataires de formation certifiés,
- d’apporter une meilleure lisibilité aux offres de formations disponibles.
La certification Qualiopi se base sur 7 critères de qualité :
- Qualité de l’information donnée au public sur vos formations (conditions d’accès, durée, tarifs…),
- Identification des objectifs de votre offre de formation,
- Adaptation de vos prestations au public visé,
- Adéquation des moyens utilisés avec votre proposition de formation,
- Niveau de compétences du formateur, la gestion des ressources humaines internes et externes,
- La veille de l’organisme de formation et des formateurs,
- Recueil et analyse des retours clients.
Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?
Depuis le 1er janvier 2022, les organismes de formation qui veulent bénéficier des fonds publics ou mutualisés doivent obligatoirement avoir la certification Qualiopi.
Ainsi, si vous souhaitez proposer un financement par la région, Pôle Emploi, OPCO, CPF ou encore par l’État, elle est indispensable ! Sans ça, vos clients devront payer la formation de leur poche.
De plus, l’obtention de la certification Qualiopi permet de garantir une prestation de qualité à vos prospects, qu’il s’agisse de :
- formation continue,
- formation en apprentissage,
- validation des acquis de l’expérience (VAE),
- bilan de compétences.
Les 7 bonnes pratiques pour obtenir la certification Qualiopi
1. Lire le référentiel qualité Qualiopi
Si vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi, la première chose à faire est de lire le référentiel (que vous pouvez télécharger ici).
Vous comprendrez ainsi les attentes de ce label qualité et pourrez mettre en place les bonnes actions pour préparer votre certification.
C’est LE document de référence : il doit vous servir de guide tout au long du processus de certification.
2. Faire un diagnostic de votre organisme pour préparer la certification
Réaliser un diagnostic de votre organisme, en quoi ça consiste ?
Vous devez faire un bilan, au sein de votre organisme et de votre offre de formation, et analyser :
- ce que vous avez déjà,
- ce que vous devez produire.
Surtout que, grâce à la lecture du référentiel que vous avez fait en amont, vous savez exactement vers quoi vous devez aller et ce que vous devez changer pour obtenir la certification Qualiopi.
3. Définir les ressources nécessaires pour obtenir la certification Qualiopi
Pour aborder votre préparation de certification avec sérénité, pensez à définir les ressources dont vous disposez dans votre organisme.
- Combien de temps pouvez-vous y consacrer ?
- Combien de personnes pouvez-vous faire travailler à l’obtention de votre certification ?
Une fois que vous avez défini vos ressources nécessaires et disponibles, il est temps de passer à la quatrième étape !
4. Définir la date d’audit Qualiopi et mettre en place un rétroplanning
Si vous devez retenir une bonne pratique, c’est bien celle-ci : la certification Qualiopi ne se prépare pas au dernier moment.
Ainsi, pour aborder les choses de la manière la plus organisée possible, je vous invite à définir la date d’audit au plus tôt et à mettre en place un rétro planning détaillé.
Résultat : chacun sait ce qu’il doit faire et quand.
5. Se fixer des temps de travail et de réunion régulièrement
Pour vérifier votre avancée sur votre projet Qualiopi et faire un point avec vos collaborateurs, organisez régulièrement des temps de travail et de réunion.
Ils sont essentiels pour valider chaque étape de la préparation de la certification et pour garantir votre sérénité tout au long du projet.
6. Créer une TO-DO list avec priorisation pour ne pas partir dans tous les sens
Selon votre diagnostic, vous avez plus ou moins d’actions à mettre en place dans votre organisme pour obtenir la certification Qualiopi.
Le tout étant de ne pas s’éparpiller et de rester efficace pour être prêt le jour de l’audit…
Pour ça, je vous recommande un outil bien connu, dont l’utilité n’est plus à prouver : la TO-DO List. Et pour des listes encore plus performantes, classez-y vos tâches par ordre de priorité.
Efficacité garantie !
7. Se faire accompagner par un consultant qualité Qualiopi ou acheter un Kit Qualiopi
Malgré les 6 bonnes pratiques déjà évoquées, vous vous sentez encore submergé par les actions à réaliser ?
La solution peut être de vous faire accompagner par un consultant qualité Qualiopi (comme moi !).
Grâce à son expertise, il vous :
- guide dans votre préparation,
- accompagne afin de comprendre plus en profondeur la démarche pour adapter vos processus à la demande qualité,
- aide à obtenir votre certification en toute sérénité.
Ou vous pouvez acheter un KIT qualiopi afin de préparer efficacement, rapidement et sereinement.
En appliquant ces 7 bonnes pratiques, vous pourrez vivre votre projet d’obtention de la certification Qualiopi plus sereinement au sein de votre organisme.
Vous avez encore des questions sur le processus ?
N’hésitez pas à me les poser juste ici !
Marianne TORREBORRE